סריקת מסמכים – בעד:
משרד ללא נייר – אתם יושבים במשרד עם מאות או אלפי קלסרים שצוברים אבק על מדפים? עצמו עיניים ודמיינו לעצמכם שכל המדפים הללו נעלמים וכשאתם מחפשים מידע חשוב לוקח לכם מספר שניות למצוא אות בלי לנבור בהררי הקלסרים האינסופיים. נהנתם לדמיין? בעזרת סריקת מסמכים תוכלו להפוך את החלום למציאות
יעילות ודיוק – עסק כמו משרד הנסרק ומועלה לשרת על ידי בעל מקצוע מיומן עובד בצורה יותר יעילה ומדוייקת מעסק מקביל המתנהל על נייר. כיום קיימות מערכות מתוחכמות המשלבות בין תוכנה מתקדמת לסריקת מסמכים לבין חומרה מתקדמת ביותר המאיצה ומשפרת את התהליך. השילוב המנצח הזה הופך את סריקת המסמכים לעסק למשתלמת יותר מאי פעם.
כספית – אמנם ישנה העלות של המרת החומר לפורמט דיגיטלי. אולם העלות הזאת בטלה בשישים לעומת החסכון הכספי בנייר, מדפסות, עטים, סיכות ביטחון ומהדקים והחשוב ביותר, שעות עבודה רבות המתבזבזות לארגון לשווא. תארו לכם שמדי שבוע עובד ממוצע מבזבז רק שלוש שעות על חיפוש חומר בקלסרים וארכיונים. כמה שעות מבוזבזות בשנה? מה עלות הכספית של שעות אלו? כמה עובדים כאלו קיימים?
עבודה בו זמנית – פעם לפני העידן הדיגיטלי, אדם אחד יכל לעבוד על מסמך אחד. היום יכולים מספר עובדים בארגון לעבוד בו זמנית על אותו נושא או מסמך. מערכות הסרוקות כהלכה יודעות אף לסנכרן את כל השינויים שנעשים בצורה מיידית ודינמית.
גיבוי – כל עובד וותיק בארגון מכיר את התופעה של מסמכים שנעלמו או הושחתו במזיד או בשוגג. אם היו אלו מסמכים חשובים במיוחד, כנראה שהיה להם העתק אחד או שניים לגיבוי. אבל בדרך כלל מה שהושחת כבר לא היה ניתן לשחזור. כאשר חקרו את פרשת היעלמות ילדי תימן לדוגמא, גילו החוקרים כי מסמכים רבים חסרים. קרוב לוודאי שהם הושלכו לאחר תקופה מסוימת או ניזוקו במעבר מקום, מכת טרמיטים או דבר דומה. ארגון הפועל על מסמכים סרוקים יכול לשמור כמה גיבויים שירצה, על דיסק קשיח, במספר עננים, על שרת גיבוי יעודי ובכל מקום אחר. הסיכון לאבד חומר ללא אפשרות שחזור קטן עד כמעט אפס.
סריקת מסמכים – נגד:
קבעון התנהגותי – ישנם בעלי מקצוע וותיקים אשר אינם רגילים לעבודה בעולם הדיגיטלי. יתכן כי בעלי מקצוע אלו לא יצליחו להסתדר עם מערכות סרוקות הבנויות באמצעות מיחשוב. יתכן כי לחלקם יש אף טכנופוביה (פחד משינויים טכנולוגיים) אשר תמנע מהם להסתגל כראוי למערכת החדשה.
וירוסים ותוכנות ריגול – כאשר מסמכים מגובים או מצולמים ומועלים לאינטרנט או אפילו לרשת פנימית של העבודה, קיים הסיכון כי הם ישוכפלו ויועברו למתחרים עיסקיים החפצים במידע על מנת להוציא ממנו תועלת. הדרך הטובה ביותר למנוע זאת היא על ידי סריקת החומר בידי בעל מקצוע מיומן אשר יספק גם מערכת אבטחה למידע הרגיש ויתן תמיכה במידת הצורך.
